Dans un monde où la digitalisation prend une place prépondérante, les universités ne sont pas en reste. Face à des situations d’urgence comme la pandémie de COVID-19, la communication entre les services universitaires et les étudiants est devenue un enjeu majeur. Découvrons comment un chatbot peut révolutionner cette interaction en période de crise.
Introduction
Les étudiants, notamment ceux qui résident loin de leur domicile, ont été durement touchés par les restrictions liées à la COVID-19. Dans ce contexte, les universités se sont retrouvées face à un défi de taille : comment maintenir une communication fluide et continue avec les étudiants, tout en les tenant informés des évolutions réglementaires ? La solution pourrait bien résider dans l’utilisation d’un chatbot.
Qu’est-ce qu’un Chatbot ?
Un chatbot est un logiciel capable de simuler une conversation avec un utilisateur en langage naturel. Développé sur une plateforme comme DialogFlow de Google, il est capable de répondre aux questions des utilisateurs, de fournir des informations et d’orienter les étudiants en fonction de leurs besoins.
Un Chatbot pour Répondre aux Urgences
Adaptation aux Changements Réglementaires
Les protocoles et les directives évoluent rapidement en période de crise. Le chatbot se révèle un outil précieux pour diffuser les mises à jour réglementaires en temps réel. Grâce à une base de données régulièrement mise à jour par les services universitaires, le chatbot fournit des informations actualisées aux étudiants.
Disponibilité H24
Contrairement aux services universitaires qui ont des heures d’ouverture, le chatbot est disponible 24h/24 et 7j/7. Cela permet aux étudiants d’obtenir des réponses à leurs questions à tout moment, ce qui est particulièrement utile en cas d’urgence.
Évaluation et Acceptabilité du Chatbot
Une évaluation menée auprès de plus de 160 étudiants et du personnel des services universitaires a démontré une appréciation positive du chatbot. L’outil a été jugé utile tant pour les étudiants que pour le personnel, facilitant la communication et la diffusion des informations en temps de crise.
Vers une Personnalisation Accrue
L’avenir des chatbots dans le milieu universitaire semble prometteur avec l’incorporation de modèles linguistiques avancés tels que GPT (Generative Pre-trained Transformer) qui permettent une compréhension et une interaction encore plus naturelle. En outre, la personnalisation du chatbot en fonction des besoins spécifiques de chaque étudiant ou situation d’urgence est un horizon à explorer. L’intégration de données spécifiques aux universités, comme les services de soutien psychologique ou médical, les procédures d’urgence, et les contacts clés, peut rendre le chatbot encore plus pertinent et utile.
Respect de la Vie Privée : Un Enjeu Majeur
La mise en œuvre de chatbots soulève également des questions importantes en matière de vie privée et de sécurité des données. Les universités devront veiller à choisir des plateformes qui garantissent la confidentialité des échanges et la protection des données personnelles. Des solutions open source, offrant plus de transparence et de contrôle sur les données, peuvent être une alternative intéressante. En somme, l’adoption des chatbots doit se faire dans le respect des normes de sécurité et de protection des données, assurant ainsi une utilisation sereine et conforme aux attentes des étudiants et du personnel universitaire.
Conclusion : Un Pas Vers la Transformation Digitale des Universités
L’implémentation d’un chatbot dédié à la communication en situation d’urgence est un pas significatif vers la transformation digitale des universités. C’est aussi une réponse pragmatique aux défis posés par les situations d’urgence comme la pandémie de COVID-19. L’expérience positive vécue par les étudiants et le personnel des universités impliquées souligne le potentiel des chatbots en tant qu’outil de communication efficace et réactif.
Les universités, en embrassant cette technologie, non seulement se préparent à mieux gérer les futures crises, mais aussi à améliorer l’expérience étudiante en offrant un canal de communication moderne et interactif.
Antonio Balderas, Roberto Fermín García-Mena, Milagros Huerta, Nestor Mora, Juan Manuel Dodero, Chatbot for communicating with university students in emergency situation, Heliyon, Volume 9, Issue 9, 2023, e19517, ISSN 2405-8440, https://doi.org/10.1016/j.heliyon.2023.e19517.
