À l’ère du numérique, la gestion sécurisée des documents devient un enjeu majeur pour les entreprises et les particuliers. Face aux menaces croissantes de cyberattaques et aux exigences réglementaires toujours plus strictes, les coffres-forts numériques s’imposent comme une solution incontournable pour garantir la conservation, l’archivage et la protection des données sensibles.
Avec une offre de plus en plus diversifiée sur le marché, il peut être difficile de choisir le logiciel le plus adapté à ses besoins. Dans cet article, nous analysons les principales offres de coffres-forts numériques disponibles en 2025, en comparant leurs fonctionnalités, leur conformité aux normes et leur rapport qualité-prix. Que vous soyez une TPE, une ETI ou une grande entreprise, ce guide vous aidera à faire un choix éclairé.
Pourquoi adopter un coffre-fort numérique en 2025 ?
Évolution des besoins en sécurisation des documents
Avec la transformation numérique des entreprises et l’augmentation des volumes de documents dématérialisés, la nécessité d’un archivage sécurisé devient incontournable. Les entreprises et les particuliers doivent gérer un nombre croissant de documents administratifs, fiscaux et contractuels, rendant leur conservation et leur accessibilité critiques.
Protection contre les cyberattaques et pertes de données
Les cyberattaques sont en forte augmentation, et les entreprises doivent se prémunir contre les risques de vol ou de destruction de documents sensibles. Un coffre-fort numérique sécurisé garantit une protection avancée grâce au chiffrement des données, aux authentifications renforcées et à la traçabilité des accès.
Enjeux réglementaires et conformité (RGPD, NF Z42-020, eIDAS, ISO 27001)
Les coffres-forts numériques doivent respecter des normes strictes pour garantir la conformité aux réglementations en vigueur. La norme NF Z42-020 encadre la conservation à valeur probante des documents, tandis que le RGPD impose des mesures strictes de protection des données personnelles. De plus, le règlement européen eIDAS assure la reconnaissance légale des signatures électroniques et des services de confiance en Europe.
Il est également essentiel de conserver ses documents en respectant une durée légale de conservation selon leur typologie. Certaines catégories de documents doivent être archivées pendant plusieurs années pour répondre aux obligations légales et réglementaires.
Par ailleurs, la norme ISO 27001 joue un rôle clé dans la sécurisation des données, garantissant une gestion rigoureuse des risques liés à la cybersécurité et assurant la protection des informations sensibles stockées dans les coffres-forts numériques.
Comparatif des meilleures solutions de coffres forts numériques du marché
Tableau comparatif des coffres forts
| Solution | Modèle tarifaire | Engagement | Normes et certifications | Type de documents traités | Archivage | Accès à vie | Importe de documents personnels | SAV / CSM | Formation | Fonctionnalités additionnelles |
| Armado | Pas di’nformation | Pas di’nformation | ISO 27001 | Intérim | Illimité | Pas di’nformation | Oui | Oui Qualiopi | Relance automatique des signatures / Messagerie intégrée / Archivage sécurisé / Gestion des contrats et documents RH / Portail collaboratif / Accessibilité mobile | |
| Cecurity | Prix au document | Pas d’information | NF Z42-020 / ISO 27001 | RH, juridique | Ilimité | Oui | Oui | Non | Archivage sécurisé, coffre-fort numérique, gestion des bulletins de paie et factures électroniques, conformité légale renforcée | |
| Coffreo | Frais de septup Prix au document |
1 à 2 ans | ISO 27001 | RH | 3Go | Oui | Non | Interne FAQ Support par email et téléphone |
Oui | Signature électronique / Gestion des contrats / Stockage sécurisé / Archivage à valeur probante /Accès à vie / Portail collaboratif /Compatible avec le CPA (Compte Personnel d’Activité) |
| Digiposte + Maileva | Frais de setup Consommation au réel mensuelle + Abonnement annuel |
1 an minimum | NF203 / NF Z42-025 / ISO 27001 | Tous types de documents | 10 Go | Oui | Oui | Interne Aide en ligne Chatbot |
Oui | Automatisation de la collecte de documents / Stockage sécurisé /Archivage à valeur probante / Accès multi-appareils / Partage sécurisé de documents/ Assistance aux démarches administratives |
| Koesio | Frais de set up Prix par tranche de documents |
2 à 5 ans (selon la consommation) | ISO 27001 / NF203 | Tous types de documents | Illimité | Non Compte Personnel d’Activité (CPA) |
Non | Interne Support par email et téléphone |
Oui | Gestion documentaire avancée / Parapheur numérique / Signature électronique / Intégration avec d’autres outils métiers / Archivage sécurisé / Accès multi-utilisateurs |
| LegalySpace | Frais de set up Abonnement mensuel Prix par tranche de documents |
Pas d’engagement | NF203 / ISO 25051 | Tous types de documents | Illimité | Oui | Oui | Interne FAQ Support par mail et téléphone |
Oui Qualiopi | Signature électronique / Automatisation d’envoi de documents en masse / Parapheur électronique / Relevés d’heures / Intégration en API aux outils métiers / Echange de documents / Piste d’audit fiable / Documents horodatés et certifiés numériquement / Gestion avancée des droits d’accès / Relances automatiques |
| Pixid | Frais de set up Abonnement mensuel Prix par tranche de documents |
Pas di’nformation | ISO 27001 | Intérim, recrutement | Illimité | Non Compte Personnel d’Activité (CPA) |
Non | Interne Formulaire |
Oui | Signature électronique / Gestion des contrats intérimaires et salariés / Archivage sécurisé / Portail employeur et salarié / Automatisation des processus RH |
| Primobox | Frais de set up Abonnement mensuel Licence d’accès Prix par tranche de documents |
3 ans | ISO 27001 / NF461 | RH | Illimité | Oui | Oui | Interne FAQ Support par email |
Oui | Parapheur numérique /Archivage sécurisé /Application mobile / Intégration aux outils métiers / Gestion des processus RH et juridiques |
| Quadient | Prix au document | 1 an minimum | ISO 27001 / ISO 14001 / ISO 9001 | RH, finance | Illimité | Oui | Oui | Interne FAQ Support par email et téléphone |
Oui | Signature électronique / Intégration ERP et outils métiers / Archivage sécurisé et certifié / Gestion documentaire avancée / Personnalisation des flux documentaires |
Présentation et analyse des solutions comparées
ARMADO
Armado est un logiciel dédié aux entreprises et aux agences d’intérim, facilitant la gestion des documents RH et des contrats. Elle permet une digitalisation avancée des processus documentaires.
➕ Avantages : Relance automatique des signatures, messagerie intégrée, conformité eIDAS, gestion fluide des contrats RH.
➖ Inconvénients : Peu d’options pour l’import de documents personnels, fonctionnalités limitées pour d’autres secteurs.
CECURITY
Cecurity est un coffre-fort numérique spécialisé dans l’archivage sécurisé et la conformité légale des documents RH et juridiques.
➕ Avantages : Archivage sécurisé, compatible ePaie et eFacture, certification NF Z42-020 et eIDAS, haut niveau de protection des documents sensibles.
➖ Inconvénients : Tarification à l’usage pouvant être coûteuse sur le long terme.
COFFREO
Coffreo est une plateforme de gestion documentaire RH qui facilite les échanges entre employeurs et salariés, garantissant une gestion simplifiée des contrats et bulletins de paie.
➕ Avantages : Solution éprouvée dans le secteur RH, stockage sécurisé, accès à vie, facilité d’usage, application mobile disponible, 11 langues.
➖ Inconvénients : Traite que les documents RH, ne propose pas une signature électronique certifiée, solution peu flexible.
DIGIPOSTE
Digiposte est un coffre-fort numérique conçu pour automatiser la collecte et l’archivage des documents administratifs, tant pour les particuliers que pour les professionnels.
➕ Avantages : Automatisation des collectes de documents, stockage sécurisé, large adoption et compatibilité avec plusieurs organismes.
➖ Inconvénients : Peu d’intégration disponible, le CFN d’un salarié est exclusif à un employeur (les salariés peuvent donc avoir plusieurs CFN différents s’ils ont différents employeurs utilisant un CFN Digiposte).
KOESIO
Koesio est un logiciel de gestion documentaire et de parapheur numérique permettant une meilleure organisation des flux documentaires en entreprise.
➕ Avantages : Gestion documentaire avancée, parapheur numérique, conformité ISO 27001, outils adaptés aux processus métier.
➖ Inconvénients : Engagement long, plus adapté pour des gros volumes de documents car les prix sont élevés, pas de facturation à la consommation réelle.
LEGALYSPACE
LegalySpace est une plateforme SaaS spécialisée dans la dématérialisation des documents professionnels, offrant des solutions de signature électronique et de coffre-fort numérique certifié NF203 pour sécuriser et optimiser les processus administratifs des entreprises.
➕ Avantages : Sans engagement, interopérabilité avec divers logiciels métier, signature électronique jusqu’à 6 signataires, soutien tout en un.
➖ Inconvénients : Pas d’application disponible, frais de formation.
PIXID
Pixid est une plateforme SaaS spécialisée dans la gestion des contrats intérimaires et des documents RH, assurant une digitalisation des processus RH.
➕ Avantages : Gestion optimisée des contrats, tarification flexible, conformité aux exigences RH et légales, application mobile.
➖ Inconvénients : Pas d’accès à vie aux documents, formation non incluse, réservé aux processus RH, pas de CFN.
PRIMOBOX
Primobox est une solution de dématérialisation complète, couvrant l’archivage et la gestion des documents RH et juridiques, avec des outils de signature et parapheur numérique.
➕Avantages : Parapheur numérique intégré, application mobile, stockage sécurisé, gestion fluide des dossiers employés.
➖ Inconvénients : Limitée aux documents RH, engagement minimum long, chaque signature est payante.
QUADIENT
Quadient est un logiciel axé sur la gestion documentaire et la signature électronique, avec des fonctionnalités avancées pour l’intégration aux ERP.
➕ Avantages : Facturation au réel, intégration ERP facilitée, immatriculée PDP, envoi de recommandé électronique sécurisé.
➖ Inconvénients : Licence à payer par administrateur, absence d’accès à vie aux documents archivés, pas de certification NF203.
Comment choisir le bon coffre-fort numérique ?
Sécurité, stockage et accessibilité
Pour choisir le coffre-fort numérique adapté, il est important d’évaluer plusieurs critères :
- Sécurité : chiffrement des données, authentification forte, conformité aux normes
- Stockage : capacité d’archivage et durée de conservation des documents
- Accessibilité : accès multi-appareils, application mobile, gestion des utilisateurs
Compatibilité, intégration et rapport qualité/prix
- Compatibilité : intégration avec les logiciels métiers (SIRH, comptabilité, ERP, GED)
- Intégration aux outils métiers : un bon coffre-fort numérique doit s’intégrer facilement aux processus existants et simplifier la gestion documentaire. Les entreprises privilégieront des solutions comme LegalySpace qui offrent une flexibilité d’intégration et une interface intuitive.
- Analyse des coûts et rapport qualité/prix : le modèle de tarification varie selon les solutions : abonnement mensuel, facturation à l’usage ou coût par volume de stockage. Comparer les offres permet d’optimiser son budget tout en garantissant la protection des données.
L’outil coup de cœur de la rédaction : LegalySpace
Parmi toutes les solutions analysées, LegalySpace se démarque comme l’outil coup de cœur de la rédaction. Forte de plus de 15 ans d’expertise, cette société 100 % française est propriétaire de ses outils, garantissant une maîtrise totale de sa technologie et de la sécurité des données. Cette solution SaaS de dématérialisation, de signature électronique et de coffre-fort numérique facilite la gestion de tous vos documents professionnels (bulletin de paie, contrats de travail, dossiers salariés, factures, etc.).
LegalySpace prône le zéro papier et s’engage activement dans une gestion administrative éco-responsable. En tant qu’activateur France Num, elle accompagne les entreprises dans leur transition numérique en les aidant à gagner en productivité et à optimiser leurs coûts, tout en allégeant la charge mentale des collaborateurs.
Grâce à son archivage illimité, sa conformité aux normes les plus strictes et son API intégrée, LegalySpace s’impose comme une solution fiable et évolutive, parfaitement adaptée aux entreprises de toutes tailles (ETI, ETT, PME, TPE, TPI).
Sécuriser l’avenir avec un coffre-fort numérique
Dans un monde où la digitalisation est omniprésente, adopter un coffre-fort numérique est devenu une nécessité. Il garantit la sécurité, la conformité et la pérennité des documents, tout en simplifiant leur gestion et leur accessibilité.
Les solutions comparées dans cet article offrent différentes fonctionnalités adaptées aux besoins variés des entreprises. Sélectionner un coffre-fort numérique certifié et performant permet de se prémunir contre les risques liés aux cyberattaques et de répondre aux exigences légales en vigueur.
Investir dans une solution adaptée, c’est assurer une gestion documentaire optimisée, sécurisée et en accord avec les nouvelles pratiques numériques.
